Dowiedz się, jak pokonać ukryte „pobyt” spotkań spotkań
Po złym spotkaniu spotkanie to okres spadku, motywacji lub wydajności. Badacze organizacji i pracy z University of North Carolina i platformie zarządzania pracą Asana mają zjednoczone siły do radzenia sobie z bezpośrednimi konsekwencjami złych spotkań. Niedawny raport na temat innowacji w pracy, do którego w USA i Wielkiej Brytanii wniósł ponad 5000 pracowników wiedzy, próbowało dowiedzieć się, w jaki sposób doświadczają złych spotkań i ich konsekwencji.
Na szczęście ustalenia wskazują, że przywódcy spotkań mogą podejmować proaktywne środki, aby zapobiec spotkaniom spotkania – a ci z nas, którzy przechodzą złe spotkania, mogą wyzdrowieć, gdy zapobieganie jest niewystarczające.
Jakie są kaca spotkań?
W ankiecie ponad 90% respondentów stwierdziło, że przynajmniej od czasu do czasu ma kaca. Ponad połowa stwierdziła, że te kac negatywnie wpłynęły na ich przepływ pracy lub wydajność, a 47% zgłosiło, że czuje się mniej zaangażowane. Efekty te zwykle spowodowały, że ludzie wylęgają lub powtarzają części spotkania w ich umyśle.
Prawie połowa (47%) respondentów zauważyła szkodliwe skutki na swoich interakcjach ze współpracownikami, takie jak poczucie odłączenia od zespołu lub chęć spędzania czasu samotnie.
Dla innych frustracja spotkania często rozprzestrzeniła się na rozmowy z pracownikami, co skutkuje nieformalnymi spotkaniami po spotkaniu. Ponad jedna trzecia (36%) respondentów stwierdziła, że czasami odpuszczali swoje frustracje współpracownikami, a ponad jedna czwarta (27%) przyznała się do tego często lub zawsze.
Podczas gdy odpowietrzanie na złym spotkaniu może zapewnić pewne wsparcie społeczne, może również rozpowszechniać negatywność na współpracowników, rozszerzając i wzmacniając efekt kaca.
Kontynuuje się po reklamie
Kiedy pytali rozmówców o przyczyny ich frustracji, najczęstszymi przyczynami były nieistotność omawianych tematów, brak jasnego programu i niewłaściwe zarządzanie czasem.
Ponieważ przywódcy spotkań mogą uniknąć kaca
Obawy te można rozwiązać, wykorzystując spostrzeżenia nauki o spotkaniu. Oto pięć strategii unikania gangów spotkań, zajmujących się ich frontowymi przyczynami:
Kontynuuje się po reklamie
Nie opanuj, wspieraj
Do wielu głębokich przyczyn frustracji można podchodzić z bardziej aktywnym i starannym wsparciem. Na przykład wielu respondentów badań wyraziło frustrację, gdy ich wkład był istotny, ale nie miał możliwości przyczynienia się do rozmowy.
Dystrybucja uczestnictwa poprzez motywację może przybierać różne formularze, od sprawiania, że członkowie zespołu prowadzą swoje elementy agendy przydzielone do korzystania z interaktywnych sondaży lub kwestionariuszy do żądania informacji od uczestników. Podejścia te są szczególnie cenne w środowiskach wirtualnych lub hybrydowych, w których uczestnicy mogą łatwiej zniknąć w tle.
Bezlity pokrój listę gości
Wyrównaj listę spotkań gości do celu spotkania. Priorytetyzuj „obowiązkowych” uczestników i zapewnia „przyjemne” alternatywne sposoby wniesienia wkładu, takie jak wysyłanie informacji wcześniej lub aktualizowanie ich pocztą elektroniczną później. Firmy takie jak Dropbox przyjęły to podejście, zachęcając liderów spotkań do zapraszania tylko głównych interesariuszy, a nie „widzów”.
Kontynuuje się po reklamie
Przekształć programy w plany działania
Respondenci badania nie byli sfrustrowani brakiem harmonogramów – byli również sfrustrowani niejasnymi, poddanymi recyklingowi lub nie zawarczonymi celami.
Spraw, aby Twoje programy są bardziej skuteczne, budując je wokół konkretnych pytań, które są ważne dla Twojego zespołu. Na przykład zamiast „aktualizacji wprowadzania produktu” zapytaj: „Jakie są krytyczne ryzyko dla naszego harmonogramu wprowadzenia produktu i jak możemy je złagodzić?” Pytania te mogą również informować o innych decyzjach spotkania, takich jak to, jak długo zebrać i kto powinien być w pokoju.
Zrób każdą minutę – i nie biegaj
Niech harmonogram dyktuje czas trwania spotkania i zachowaj go tak napięte, jak to możliwe. Większość spotkań ma trwać godzinę, niezależnie od porządku obrad, ale prawo Parkinsona przypomina nam, że praca rozwija się, aby wypełnić dostępny czas. Planowanie spotkania przez pół godziny lub 45 minut może zwiększyć presję czasu i zwiększyć wysiłek i wydajność.
Kontynuuje się po reklamie
Zawsze wymagają odpowiedzialności
Trwałe frustracje rozmówców często wynikały z niepewności co do kolejnych kroków spotkania, w tym ich funkcji i elementów działania.
Aby to zneutralizować, przypisz jednego właściciela do każdej pozycji porządku obrad. Stwarza to odpowiedzialność i pokazuje wspólne przywództwo, co może zwiększyć skuteczność zespołu.
Strategie te mogą pomóc w zapobieganiu spotkań spotkania, ale nawet najlepsze planowane spotkania mogą czasem zmniejszyć. Jak możesz je ponownie umieścić na dobrej drodze? Ponieważ przeżuwanie i wybuch mają tendencję do przedłużania kaca respondentów, rozważ proaktywne podejście. Odłóż czas na spotkaniu, aby rozpoznać obawy uczestników i, jeśli to konieczne, dostosuj harmonogram, odkładając mniej krytyczne elementy, aby stworzyć przestrzeń do znaczących dyskusji.
Jak wyzdrowieć po złym spotkaniu
Zapytano również respondentów o podejścia, które pomogły im i ich współpracownicy w wyzdrowieniu bardziej skutecznie po spotkaniach. Nic dziwnego, że ich strategie powszechnie dostosowały się do wyników badań stresowych w miejscu pracy:
Naciśnij i na nowo zdefiniuj
Niewielka pauza mentalna pomogła wielu respondentom odzyskać koncentrację po złym spotkaniu. Ta technika, znana jako dystans psychologiczna, obejmuje odłączenie umysłowe od pracy i pomaga przerwać negatywne wzorce myślenia, takie jak ponuro lub przeżuwanie. Po złym spotkaniu zrób sobie przerwę od kilku minut, aby oczyścić umysł. Proste ćwiczenia pełne uwagi, takie jak głębokie oddychanie, mogą również pomóc w przetworzeniu natychmiastowych reakcji przed przywróceniem ostrości.
Idź spacer
Wysiłki odzyskiwania były jeszcze bardziej skuteczne, gdy respondenci stawiają od siebie fizyczną odległość i złe spotkanie. Obejmowało to przejażdżkę na świeżym powietrzu, kawę lub po prostu odwiedzenie kolejnej części biura.
Znajdź jasność w rozmowie
Rozmowa z pracownikami było kolejną powszechną strategią odzyskiwania, ale nie wszystkie rozmowy miały ten sam efekt. Zaobserwowaliśmy dwa odrębne podejścia z bardzo różnymi wynikami.
Rozmowy złożone tylko w odniesieniu nie były skuteczne – a czasem nawet efekt przeciwny do zamierzonego. Chociaż te interakcje czasami oferowały krótkoterminową ulgę emocjonalną, podejście to zastosowano również do rozszerzenia skutków kaca.
Natomiast rozmowy przeznaczone były konstruktywne. Omawiając, co poszło nie tak i badając możliwe przyczyny, możesz przetwarzać swoje myśli, zdobyć perspektywę i bardziej wydajnie przejść.
Jeśli upuszczasz się po złym spotkaniu, przeformułuj dyskusje jako okazję do rozwiązywania problemów. W ten sposób możesz przerwać negatywne wzorce myślenia, które często prowadzą do pęknięcia, powtarzania i szybszego powrotu do pracy.
Odkrycia podkreślają, w jaki sposób złe spotkania mogą pozostawić trwałe szkodliwe efekty. Ale niektóre spotkania mogą mieć odwrotny skutek – pozostawiając pracowników energetycznych i podekscytowanych powrotem do pracy. Wdrażając te opisane strategie, organizacje mogą promować kulturę spotkań, w której pracownicy mogą pozostawić zmotywowane, skoncentrowane i gotowe stawić czoła kolejnym zadaniom z nowym entuzjazmem.
2025 Harvard Business School Publishing Corp. dystrybuowane przez New York Times Licensing
